Tip of the week #15: Document management

Our document management module allows storing files about customers, contracts, vehicles and accidents in Rentoffice. This enables our customers to access the stored documents at any time and to edit or export them.

Hier werden alle generierte Dokumente und Reporte automatisch gespeichert. Hochgeladene Dateien (wie Schadensbilder, Korrespondenz, Fahrzeugunterlagen…) können auch manuell  für bestimmte Fahrzeuge, Kunden oder Vorgänge abgespeichert werden. Das Modul kann über Fahrzeuge, Kunden, Vorgänge und Unfälle aufgerufen werden und die Struktur ist jederzeit anpassbar. Neue Ordner können über Parameter > Eigenschaften > Dokumentenverwaltung hinterlegt und bestehende Teilen können verschoben und zusammengeführt werden. 

The module is structured as follows:

  • The left column shows the connected modules (customers, vehicles, events and accidents) with the respective folders. On the right side you find the saved files. From here documents can be edited and exported.
  • General documents. Company documents like AGBs
  • Clipboard: Automatically generated reports like invoices and contracts
  • Documents are categorized by modules (customers, vehicles, accidents and processes)  
  • Einträge zu ausgewählten Objekten: Wird das Dokumentenmanagement aus einem bestimmten Fahrzeug, Kunden oder Vorgang aufgerufen, werden direkt die Dokumente zum  ausgewählten Eintrag angezeigt.
  • The green dot means that there is a file in each folder. The red dot indicates that no files are stored in this folder. The yellow dot indicates that not every subfolder contains a file.

For further info don't hesitate to visit our help section.

EN