Tipp der Woche #15: Dokumentenmanagement

Das Modul Dokumentenmanagement ermöglicht Dateien zu Kunden, Vorgänge, Fahrzeugen und Unfällen in Rentoffice zu speichern. Damit können Sie auf die gespeicherten Dokumente jederzeit zurückgreifen und sie bearbeiten oder exportieren.

Hier werden alle generierte Dokumente und Reporte automatisch gespeichert. Hochgeladene Dateien (wie Schadensbilder, Korrespondenz, Fahrzeugunterlagen…) können auch manuell  für bestimmte Fahrzeuge, Kunden oder Vorgänge abgespeichert werden. Das Modul kann über Fahrzeuge, Kunden, Vorgänge und Unfälle aufgerufen werden und die Struktur ist jederzeit anpassbar. Neue Ordner können über Parameter > Eigenschaften > Dokumentenverwaltung hinterlegt und bestehende Teilen können verschoben und zusammengeführt werden. 

Das Modul Dokumentmanagement ist wie folgt strukturiert:

  • Auf die linke Spalte sind die verbundenen Module (Kunden, Fahrzeuge, Vorgänge und Unfälle) mit den jeweiligen Ordnern angezeigt. Auf die rechte Seite finden Sie die abgespeicherten Dateien. Von hier aus können Dokumente bearbeitet und exportiert werden.
  • Allgemeine Dokumente. Firmendokumente wie AGBs
  • Zwischenablage: Automatisch generierte Reporte wie Rechnungen und Verträge
  • Dokumente werden nach Modulen kategorisiert (Kunden, Fahrzeuge, Unfälle und Vorgänge).  
  • Einträge zu ausgewählten Objekten: Wird das Dokumentenmanagement aus einem bestimmten Fahrzeug, Kunden oder Vorgang aufgerufen, werden direkt die Dokumente zum  ausgewählten Eintrag angezeigt.
  • Der grüne Punkt bedeutet, dass in jedem Ordner eine Datei gespeichert ist. Der rote Punkt zeigt an, dass in diesem Ordner keine Dateien hinterlegt sind. Der gelbe Punkt weist darauf hin, dass nicht in jedem Unterordner eine Datei vorhanden ist.

Für weitere Infos zum Dokumentenmanagement besuchen Sie unsere Hilfe.

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