Tipp des Monats #17: E-Mail konfigurieren

In RentOffice Classic und RentOffice Cloud ist es möglich, Ihr E-Mail-Konto für den Mailversand aus RentOffice heraus zu hinterlegen sowie einige Einstellungen in Bezug auf das E-Mail-Layout vorzunehmen. Dadurch können Sie bequem und direkt aus RentOffice Dokumente wie Verträge und Rechnungen per E-Mail senden.

Für wiederkehrende E-Mail-Inhalte können Textbausteine und Vorlagen konfiguriert werden. In diesem Beitrag werden wir uns auf die allgemeinen Einstellungen für die E-Mail-Anbindung konzentrieren und im nächsten Beitrag die verfügbaren E-Mail-Vorlagen: E-Mail Textbausteine vorstellen.

 

Was benötigen Sie für die Einrichtung?

Benötigte E-Mail-Kontodaten:

  • SMTP – Server Ihres E-Mail-Kontos
  • SMTP-Port
  • Benutzername Ihres E-Mail-Kontos
  • Passwort Ihres E-Mail-Kontos

Das Häkchen bei „Für Postausgangsserver wird Authentifizierung benötigt“ muss aktiviert sein.

Die Daten werden in RentOffice Classic unter Parameter > Eigenschaften > 2 – Allgemein > „E-Mail konfigurieren“ eingetragen. In RO Cloud können die Daten in den Einstellungen > E-Mail-Einstellungen hinterlegt werden.

 

Wie lassen sich E-Mail-Layout anpassen (nur für HTML-E-Mails)?

Folgende Anpassungen können für das E-Mail-Layout vorgenommen werden:
  • Hintergrundfarbe
  • Bilder für Kopf und/oder Fuß
  • Textfarbe für die Signatur im Fußbereich

 

Die in RentOffice Classic hinterlegten E-Mail-Daten werden ausschließlich für den Mailversand aus dem Classic Programm verwendet. Wenn Sie hingegen auch RO Cloud, RO Booking (Onlinereservierung) oder den Fleetinspector nutzen, so müssen für einen funktionierenden E-Mail-Versand aus diesen Anwendungen die Maildaten auch in RO Cloud hinterlegt werden. Die Speicherung an den unterschiedlichen Stellen ermöglicht Ihnen die Verwendung von unterschiedlichen Mailkonten für RO Classic und beispielsweise RO Booking.

RentOffice Cloud

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RentOffice Classic

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Wie lassen sich unterschiedliche E-Mail-Konten und -bilder je Station hinterlegen (nur RO Classic)?

Es ist möglich, je Station ein eigenes E-Mail-Konto und eigene Bilder für Kopf und Fuß zu speichern. Dafür wurde im Konfigurationsfenster eine Stationsauswahl ergänzt. Sind bei einer Station keine gesonderten E-Mail-Daten hinterlegt, so werden die Daten verwendet, die bei (Standard) hinterlegt sind.

 

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